业务洽谈过程中的礼仪规范

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      2011-01-13 08:54

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导读 洽谈是一项双方合作的事项,是双方派出己方代表,在特约的时间、地点进行的一场正规的洽谈,具有特定的规则程序。一般来说,从开始到结束划分六个阶段。(1)导入阶段在洽谈刚开始的导人阶段,一般不会费时较多。主要是让洽谈者通过介绍或自我介绍彼此熟悉。在双方人座后,由各自的主要谈判代表分别向对方介绍己方谈判人员。

洽谈是一项双方合作的事项,是双方派出己方代表,在特约的时间、地点进行的一场正规的洽谈,具有特定的规则程序。一般来说,从开始到结束划分六个阶段。

(1)导入阶段

在洽谈刚开始的导人阶段,一般不会费时较多。主要是让洽谈者通过介绍或自我介绍彼此熟悉。在双方人座后,由各自的主要谈判代表分别向对方介绍己方谈判人员。如果是一方代表同时介绍双方的谈判人员,应先介绍己方人员,然后再介绍他方人员,以示对他方人员的尊重。

介绍与被介绍时应遵循介绍的基本礼仪:双方均要以和善友好的态度出现,行握手礼,面露微笑并说一声“您好”,在需要表示庄重或特别客气时,还可略施一躬。

接下来双方稍作寒暄。为了营造一个轻松愉快的洽谈气氛,话题应是松弛的、非业务性的,比如社会新闻、生活趣事等,要避免带有攻击性或胁迫的话题。如“听说企业发行的股票又升值了?”“以你们目前的状况,如果洽谈不能成功,是否会造成很大损失?”

(2)概说阶段

概说阶段的目的,是想让对方了解自己的目标和想法,双方做一些双向沟通。谈判代表发言时应当尽可能简短、清晰、准确,避免含混不清和转弯抹角,并且要善于向对方表示友善的情感,言辞和态度尽量不要引起对方的焦虑和愤怒。一方发言时,另一方应认真倾听,尽量不要中间插话打断别人的发言。这个阶段的主要工作是陈述己方立场,提出己方条件,在这个问题上,双方都应采用审慎的、实事求是的态度,讲究信誉,注重自己的谈判形象。大量实例表明,在互相比较信赖的双方,如果有一方总是违反平等互利的原则,耍弄手段,利用他人对自己的信赖以谋求谈判桌上的优势,最终必然会导致合作失败。

(3)明示阶段

洽谈中双方代表必定会有一些意见争议。明示阶段的任务就是把这些问题及早提出,并加以解决。而对这些必须解决的问题,双方都应遵循平等互利的原则。相互尊重,以平等协商的态度达成谅解,不允许采用强制、欺骗的手段仗势压人,要时刻注意维护自身与企业的信誉和形象。

(4)交锋阶段

对立,可以说是洽谈的命脉。在交锋阶段,为了达到己方的利益,应该表现出勇气、自信与毅力,朝着己方的追求目标勇往直前,同时也要牢记坚持礼敬对手,以诚待人的原则与立场。在交锋阶段,双方都会列举大量事实反驳、说服对手,在反驳对方意见时,要避免使用对抗性的绝对性的语言,如“你们要么接受,要么放弃,没有
协商的余地”等,如果对手说了过火的语言或提出不合理要求,也应保持沉着冷静的态度,以理服人,对“事”不可不争,对“人”不可不敬,要避免在暴躁的状态下进行人身攻击。

(5)妥协阶段

妥协阶段是洽谈过程中的“讨价还价”环节,即为了达成一致而进行的让步讨论。在任何一次正确的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。妥协是在求同存异的原则下,通过双方的相互让步来实现的。让步要互惠互利、公平合理、自愿,切忌穷追猛打、以大压小。现代的商界社会,讲究的是伙伴双方的同舟共济,所谓“买卖不成仁义在”。

(6)协议阶段

经过交锋和协商,双方认为已经基本达到了自己的理想,便表示拍板同意,然后由双方决策人,代表己方在协议上签字,这就需要一个签字仪式。主方在安排签字仪式时,首先要做好文本工作。文本要用规范的文句加以陈述,要表述准确,内容全面,不允许有歧义和遗漏。同时准备好签字用的文具。签字时应是先在己方保存文本上签名,再在对方保存文本上签字,然后交换文本,“握手言和”。

协议书一旦签署生效,双方必须认真履行。


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